Neem de collectie digitale foto’s die de meeste mensen opbouwen: het eerste jaar gaat alles gewoon op de pc. Maar als er een paar honderd foto’s op de harde schijf staan, begin je je af te vragen of je het niet beter in mappen kunt onderverdelen. Maar waar stond ook alweer die ene leuke foto? Voortaan maar trefwoorden toevoegen dus, om dingen terug te kunnen vinden. En nu je het goed bekijkt, die hele reeks foto’s van hetzelfde kan eigenlijk wel weg, op de mooiste na.

,,Zo is iedereen zonder het te weten eigenlijk archivaris’’, stelt Rienk Jonker. ,,De kern van ons werk is selecteren, bewaren en toegankelijk maken. Wij maken voortdurend de keuze wat weg kan en wat niet.’’

Jonker (52) neemt onder zijn collega’s een bijzondere plaats in, want de website die hij sinds 2004 onderhoudt, is voor hen dé plek om te achterhalen wat de laatste stand van zaken is op hun vakgebied, met name over de digitale toepassingen. ,,Ik ben niet van het oude papier, maar van de digitale ontwikkelingen. Daarbij houd ik ervan om ook bij andere vakgebieden te kijken wat daar gebeurt. Dat kan ook heel leerzaam zijn.’’

Jonkers digitale belangstelling begon al rond 1990, toen iedereen nog in papieren termen dacht. ,,Als bestuurslid van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN) zat ik in een commissie die onderzocht wat digitalisering kon betekenen. Die belangstelling heb ik altijd gehouden.’’ In 1999 begon hij zijn collega’s via de mail overzichten van vakliteratuur te sturen, en dat groeide uit tot de website van nu.

Reden voor de Van Wijn-penning, al vindt Jonker dat wel erg veel eer. ,,Toen ze me tijdens het KNAV-congres terzijde namen om te zeggen dat ik die penning kreeg, viel mijn mond open van verbazing. Dat had ik echt nooit verwacht. Ook omdat hij zo zelden wordt uitgereikt. Volgens mij was 2002 de laatste keer. En ik had zelf wel een paar andere kandidaten in mijn hoofd.’’ Dat zag de vereniging anders.

Alles digitaal opslaan lijkt een zegen voor de moderne archivaris. Niet meer die kilometers papier, maar gewoon een harde schijf volzetten en een zoeksysteem op loslaten. Maar dat beeld klopt niet, zegt Jonker. ,,Dat papier blijft nog wel even, want niet iedereen vertrouwt digitale opslag. Ook wel terecht hoor, want de techniek van de huidige informatiesystemen is nog niet zo ingericht dat de archivaris er zomaar mee kan werken.’’

De stadsarchivaris bedoelt dat niet als kritiek op de werkwijze in het stadskantoor, waar hij de helft van de tijd te vinden is. ,,Het is een algemeen probleem. De systemen zijn ingericht op actuele processen. Als er iets in de situatie verandert, dan worden oudere gegevens overschreven. Die zijn dan weg.’’ Het is dus van belang dat archivarissen meepraten als er over nieuwe technieken voor informatieopslag wordt gesproken.

Archivaris zijn, betekent midden in de samenleving staan, zegt Jonker. ,,Natuurlijk zijn er richtlijnen over wat je bewaart en wat je weggooit, maar daarbij moet je blijven nadenken. Het uitgangspunt is: wat heb ik nodig om het verhaal van het verleden te vertellen?’’

Kapvergunningen zijn niet interessant bijvoorbeeld, maar de kapvergunning voor de Wilhelminaboom in Leeuwarden wel. Zonder een gevoel voor de eigen tijd, kan een archivaris de keuzes voor de toekomst niet goed maken. Al blijft het uiteindelijk giswerk wat de historicus van 2100 nog wil bekijken. ,,Daarom is het belangrijkste dat je vermeldt waarom je iets bewaart, en wat je weggooit.’’

Voor de zekerheid alles maar opslaan is geen optie. ,,Vanwege de kosten, maar ook omdat je sommige dingen niet moet bewaren. Als een cliëntendossier niet meer nodig is, moet het zo snel mogelijk vernietigd worden. Iemand verdient een tweede kans.’’

iHendrik van Wijn (1740-1831) was rijksarchivaris van de Bataafse Republiek en stond vervolgens in het Koninkrijk der Nederlanden aan de basis van het Rijksarchief